Auswirkungen der Budgetierung auf den Praxisbetrieb - Teil 2
Expertin Nicole Evers klärt auf

Nicole Evers, erfahrene Praxismanagerin, Betriebswirtin im Gesundheitswesen, zertifizierte Personaltrainerin und Autorin, erläutert in einer dreiteiligen Kolumne die Auswirkungen der Budgetierung und gibt hilfreiche Tipps, um diese neuen Herausforderungen zu meistern. Als Inhaberin von Abacus Praxisconsulting seit 2015, Seminarleiterin für Kfo-Praxis-Themen und Coach in Kfo-Abrechnung sowie Praxis- und Personalmanagement, kombiniert sie über 30 Jahre Erfahrung in der Kieferorthopädie und Personalführung mit tiefgreifendem Expertenwissen.

In diesem Teil ihrer Kolumne geht sie unter anderem auf die ungenutzte Möglichkeit der Faktorsteigerung in der Abrechnung ein, die zusätzliche Ressourcen freisetzen kann, und betont dabei die Wichtigkeit einer detaillierten Dokumentation, um unvorhergesehene Behandlungsschwierigkeiten und -zeiten korrekt abzurechnen und Honorarverluste zu vermeiden. Auch erklärt sie, wie wichtig die regelmäßige Überprüfung der praxisindividuellen Kalkulation zur Ermittlung korrekter Laborpreise ist und weist auf häufig übersehene Kalkulationsschritte hin, die zu finanziellen Defiziten in Praxen führen können.

Vollständigkeit der Abrechnung
Hand aufs Herz: Wann haben Sie zuletzt eine vollständige Analyse Ihrer Abrechnung durchgeführt? Stellen Sie jeden Planungs- und Abrechnungsjumbo auf den Prüfstand? Welche Leistungen fehlen? Werden in der Abrechnung alle Handgriffe des Zahntechnikers berücksichtigt? Gerade im Bereich der privaten Abrechnung bietet sich oft erhebliches Potenzial. Der Beginn einer vollständigen Abrechnung ist jedoch immer eine korrekte Dokumentation der erbrachten Leistungen. Sowohl im Behandlungszimmer als auch im Labor sollte jede Leistung notiert werden, um eine korrekte Rechnungsstellung zu gewährleisten. Im Behandlungszimmer gelingt dies über Checklisten bzw. über die Nutzung von Text- und Leistungsjumbos. Zur Dokumentation der Laborleistungen sind praxisindividuelle Formulare hilfreich, auf denen die Mitarbeitenden im Labor die erbrachten Leistungen eintragen. So wird sichergestellt, dass auch Begleitleistungen, wie z. B. das Ausblocken von Modellen oder das Einfügen von Hilfsmitteln, in der Abrechnung ihren Niederschlag finden.
Durch diese Maßnahmen und eine gesteigerte Aufmerksamkeit des gesamten Praxisteams kann ein Honorarverlust vermieden werden.

Nutzung der Faktorsteigerung
Die Erfahrung aus vielen durchgeführten Abrechnungsanalysen zeigt, dass die Anwendung des erhöhten Steigerungsfaktors noch viel zu selten Anwendung findet. Dabei verbergen sich auch hier erhebliche Ressourcen.
Bereits bei der Behandlungsplanung können zu erwartende Schwierigkeiten oder ein erhöhter Zeitbedarf in der Kostenaufstellung Berücksichtigung finden. Im Besonderen gilt dies aber bei der Festlegung der Steigerungsfaktoren für die Kernpositionen. Gerade hier wird die Faktorsteigerung in vielen Praxen noch nicht angewandt. Dabei sollten hier die im § 5 beschriebenen besonderen Schwierigkeiten des individuellen Behandlungsfalls Berücksichtigung finden. Als Gründe können z. B. eine besonders schwierige Verankerung, eine erschwerte Behandlung durch Non-Ex-Therapie u. v. m. angeführt werden. Auch die Retentionsbehandlung mittels Lingualretainer, der nach dem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom März 2021 in den Kernpositionen enthalten und innerhalb des Vier-Jahres-Zeitraumes nicht gesondert berechnungsfähig ist, sollte in einer Bewertung der Abschlagspositionen Niederschlag finden. Werden bei der Planung mehrere Gründe für die Steigerung des Faktors der Positionen GOZ 6030 – 6080 sichtbar, so ist auch ein Faktor jenseits des 3,5fachen denkbar. In diesem Fall muss mit dem Patienten eine entsprechende Vereinbarung nach GOZ § 2 Abs. 1 und 2 getroffen werden. Auch für andere GOZ-Positionen, bei deren Umsetzung bereits bei der Planung besondere Schwierigkeiten oder ein erhöhter Zeitbedarf absehbar ist, kann mit dem Patienten vorab die Höhe des abweichenden Steigerungsfaktors vereinbart werden.
Nicht vorhersehbare Ereignisse während der laufenden Behandlung sollten ebenfalls mittels Faktorerhöhung berücksichtigt werden. Eine vollständige und ausführliche Dokumentation im Behandlungszimmer ist dabei das oberste Gebot! Alle Umstände, die eine Anhebung des Faktors rechtfertigen, müssen in der laufenden Behandlung wahrgenommen und in der Patientenakte notiert werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass es zu keinem Honorarverlust kommt. Checklisten in den Behandlungszimmern erleichtern auch hier die Dokumentation.

Kalkulation der BEB-Preise
Die vom Verband der Zahntechniker-Innungen (VDI) herausgegebene Bundeseinheitliche Benennungsliste (BEB) stellt die Grundlage für die privat zu berechnenden Laborkosten dar. Dabei handelt es sich jedoch nicht um eine Preisliste. Die BEB gibt ausschließlich Fertigungszeiten für die einzelnen Arbeitsschritte an. Diese Zeiten dürfen für das Praxislabor übernommen, bzw. bei erhöhtem Zeitbedarf auch an praxisinterne Gegebenheiten angepasst werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Liste um eigene bzw. fehlende Leistungen zu ergänzen. Damit aus der BEB eine Preisliste entstehen kann, muss der praxisindividuelle Laborminutenwert mit den angegebenen Planzeiten multipliziert werden. Für die Ermittlung der Laborpreise ist vorab eine betriebswirtschaftliche Kalkulation notwendig. Hierbei fließen neben dem Gehalt der Mitarbeitenden im Labor anteilig auch alle anderen Praxiskosten sowie die Rüst- und Verteilzeit und der Risiko- und Gewinnzuschlag in die Berechnung ein. Der so ermittelte Laborminutenwert ist dann die Basis zur Erstellung der individuellen Laborpreisliste. Die Erfahrung zeigt, dass diese Kalkulation in den Praxen eher unregelmäßig oder gar nicht erfolgt. Die Folge ist häufig ein BEB-Preis, der statt Gewinn ein erhebliches Defizit für die Praxis bedeutet. Um einen Einnahmeverlust zu vermeiden, sollte der Laborminutenwert einmal jährlich berechnet werden – immer dann, wenn die aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters vorliegt. Die Berechnung gelingt einfach über eine vorkonfigurierte Excel-Tabelle – oder im Bedarfsfall mittels des Beratungsangebotes erfahrener Coaches.

NICOLE EVERS
Praxismanagerin / Betriebswirtin im Gesundheitswesen / zertifizierte Personaltrainerin / Autorin

Abacus Praxisconsulting - Nicole Evers
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